يقدم قسم السجلات الطبية خدماته في مجال تسجيل المعلومات الطبية الخاصة بكل مريض وحالته. كمMedicalRecords.gifا يختص القسم بجمع الحقائق وثيقة الصلة بالمريض وحالته الصحية وتاريخه الصحي في الماضي والحاضر والأمراض التي تعرض لها والأدوية التي وصفت له وهو الأمر الذي يساهم في العناية بالمريض.

وتعد المعلومات المتوافرة بالسجل المدني ذات أهمية محدودة إذا لم تصنف وتسجل ويجري تحليلها ومقارنتها بمثيلاتها وبالخدمات الأخرى وذلك باستخدام أحدث الدراسات والبحوث العلمية.

ويستخدم قسم السجلات الطبية "التصنيف العالمي للأمراض" وبذلك يتم تصنيف المعلومات التي يتم جمعها للاستفادة منها.

ومن أهم إنجازات القسم قيامه بإدخال نظام حفظ الوثائق الطبية على أقراص ضوئية في منتصف 2001م بهدف استرجاعها في وقت الحاجة إليها، في إطار حركة التطوير التي تنتهجها مدينة الامير سلطان الطبية العسكرية بالرياض منذ سنوات. ويوفر هذا النظام كما هائلا من المساحات التي كانت تخزن فيها الملفات غير النشطة بتطبيق دليل وإجراءات إتلاف السجل الطبي المحدد من قبل إدارة الخدمات الطبية.

وتم حتى منتصف 2004م، الانتهاء من تسجيل أكثر من مليون و300 ألف وثيقة طبية في هذا النظام. وكان عام 2003م قد شهد أيضا أحد إنجازات قسم السجلات الطبية عند تم تركيب نظام الإملاء الطبي الالكتروني الذي يستخدمه الطبيب في تسجيل التقارير الخاصة بالمريض من أي مكان داخل مدينة الامير سلطان الطبية العسكرية بالرياض باستخدام الاتصال الهاتفي على النظام.

وتظهر السجلات الطبية الزيادة المضطردة في عدد بنود الخدمات العلاجية المقدمة للمرضى سنويا إذ وصلت عام 2004م إلى نحو 35.280 بندا مقابل 10349 بندا عام 1986م بينما تبين إحصاءات القسم أن مدينة الامير سلطان الطبية العسكرية بالرياض استقبل عام 2004م نحو 18528 مريضا مقابل 6677 مريضا عام 1986م.